Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad
GSOFT COLOMBIA S.A.S.

Introducción

GSOFT COLOMBIA S.A.S., con domicilio principal en la Carrera 11 No. 94-02 en Bogotá D.C. e identificada con NIT 900998898, teléfono +52 (55) 58257346 y correo electrónico administracion@genius.mockup.com.mx. (“Genius”), es una entidad comprometida con la protección de la privacidad y de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales y jurídicas, determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tenga acceso en el desarrollo de sus actividades y funciones. Genius recibe, recolecta, utiliza, administra, analiza, segmenta, indexa, transmite, transfiere, almacena y, en general, procesa Datos Personales que podrá ser obtenida en el curso y para el desarrollo de sus actividades y funciones.

Sus Datos Personales son muy importantes para nosotros y serán tratados con base en los principios que establece la Ley 1581 de 2012 y se utilizarán solamente para las finalidades señaladas a continuación.

Ámbito de Aplicación

La presente Política de Tratamiento de la Información de Genius (la “Política”) está dirigida a: clientes y prospectos, empleados, exempleado, proveedores y contratistas, visitantes, candidatos y cualquier otro tercero que de cualquier manera estén relacionados o involucrados en un trámite con Genius ya sea en forma presencial, telefónica o escrita y en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por Genius, incluso, mediante herramientas como web bugs, cookies, spiders, web crawlers y web beacons (los “Titulares”). La Política tiene como propósito describir los mecanismos y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares; identificar al área que atenderá las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento (según se define más adelante) a los cuales se someterán los Datos Personales.

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por Genius y, en lo que corresponda, con aquellos terceros con los que Genius acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales respecto de los cuales Genius actúa como Responsable (según se define más adelante).

La Política se aplicará a los terceros con quienes Genius eventualmente suscriba contratos de Transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de Genius.

Definiciones

Las expresiones que estén entre paréntesis, subrayadas y escritas con mayúsculas iniciales en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue. A pesar de lo anterior, a continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Autorizado: Es Genius y todas las personas bajo la responsabilidad de Genius que en virtud de la Autorización y de este Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. Genius mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado, de aquellas en las que tenga la condición de Responsable.
Dato Personal: Es información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como lo pueden ser datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), información sobre la profesión u oficio, entre otros datos.
Dato Público: Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de posición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Legitimado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan acreditar su condición.
Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011, la jurisprudencia aplicable de la Corte Constitucional y la regulación expedida por el gobierno en relación con la materia.
Manual: Es el documento en el cual están consignados las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la Ley.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos del presente documento, el Responsable del Tratamiento será Genius.
Titular: Es la persona natural a quien se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
Transferencia: Es el Tratamiento que implica el envío de la información o de los Datos Personales a un receptor, que es Responsable y se podrá encontrar fuera o dentro del territorio de la República de Colombia. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.
Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia para que el Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente.
Tratamiento: Es toda operación o procedimiento sistemático, electrónico o no, incluso a través de herramientas como web bugs, cookies, spiders, web crawlers y web beacons, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, indexación, perfileo, relacionamiento, uso, circulación, análisis, segmentación, anonimización, compendio, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su entrega a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos y otros medios que sirvan al efecto. El Tratamiento de los Datos Personales se hará de manera manual y automatizada.

Principios

En todo Tratamiento realizado por Genius, los Encargados y/o terceros a quienes se les Transmitan Datos Personales, se les dará cumplimiento integral de los principios establecidos en la Ley y los a continuación enunciados:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: Toda actividad de Tratamiento debe ser consistente con las finalidades legítimas mencionadas en este Política, finalidades que deben ser informadas al Titular al momento de obtener su autorización.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con la Autorización, previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe corresponder a la información suministrada por los Titulares y ser completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Genius aplicará esfuerzos razonables para evitar someter a Tratamiento Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error y para mantener la integridad de los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos y la veracidad de los mismos.
Principio de transparencia: Cuando el Titular lo solicite, Genius le dará acceso a los Datos Personales solicitados. La respuesta a la solicitud será enviada por correo electrónico y dentro de los términos establecidos por la Ley.
Principio de acceso y circulación restringida: Genius no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas. Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de Genius que cuente con autorización para ello de acuerdo con lo establecido por el presente documento, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin la Autorización o sin la suscripción de un contrato, en caso de que haya Transmisión.
Principio de seguridad: Para realizar el Tratamiento, Genius debe disponer de las medidas técnicas, humanas y de seguridad necesarias para mantener la confidencialidad y seguridad razonables de los Datos Personales. Lo anterior con el fin de evitar que los Datos Personales sean adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por terceros no Autorizados. Genius ajustará el Tratamiento de Datos Personales a los estándares de seguridad que reglamenten en un futuro las autoridades competentes.
Principio de confidencialidad: El Tratamiento deberá someterse a requisitos de confidencialidad y, por tanto, las personas que intervengan en el mismo, deberán mantener la reserva de la información, incluso después de que se haya terminado el vínculo que dio origen al Tratamiento.
Tratamiento de Datos Sensibles y Diligencia: Los Datos Sensibles que se recolecten en las actividades de Genius, deberán ser Tratados con diligencia para preservar su integridad, incluyendo acceso restringido y seguridad.
Temporalidad: Genius no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue divulgada al respectivo Titular. Genius también aplicará medidas tendientes a asegurar la supresión de los Datos Personales cuando estos dejen de cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.

Datos Personales que utilizamos

Para llevar a cabo las finalidades descritas en la presente Política, Genius utilizará los siguientes datos personales:

Trabajadores/Candidatos

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos demográficos
Datos financieros
Datos médicos
Datos necesarios para cumplimiento de obligaciones legales
Datos sensibles como su identificación biométrica, datos médicos, entre otros.
Datos de contenido socioeconómico

Ex Trabajadores

Datos de contacto
Datos de identificación

Proveedores/Contratistas

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos relativos a la profesión u oficio

Clientes/Prospectos

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos relativos a la profesión u oficio

Visitantes

Datos de contacto
Datos de identificación

Derechos de los Titulares

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

Autorizaciones

Todo Tratamiento debe estar precedido por la obtención de la Autorización. Para ello, Genius, sus trabajadores y Autorizados, previo a la recolección de los Datos Personales, deberán obtener la Autorización suscrita por el Titular y conservar una copia de este documento para consultas futuras. Genius, en su condición de Responsable, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización.

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, grabación de la voz o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los Datos Personales nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judiciales;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Genius podrá obtener la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, mediante diferentes medios, entre ellos electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya sin lugar a dudas que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los Datos Personales no se hubieran almacenado o recolectado en la Base de Datos. Dicha Autorización será solicitada por Genius de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales.

Finalidades

Genius, en el curso de sus actividades comerciales, Tratará los Datos Personales. Los Datos Personales Tratados por Genius deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

Los Datos Personales que Tratará Genius serán utilizados para:

Trabajadores/Candidatos

La entrega al Titular de la información que sea de su interés, entre la que se encuentra: colillas de pago, extractos, liquidaciones, entre otras.
La realización de encuestas de cualquier índole.
La invitación a eventos corporativos de Genius, sus socios e inversionistas.
La invitación a procesos de selección adelantados por Genius.
Evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante, dentro de las cuales se encuentran: Investigaciones privadas a personas, en aras de completar el proceso de seguridad de los candidatos e información médica acerca del examen de ingreso.
Gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por Genius.
Tratándose de retirados, Genius almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana.
Proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el extrabajador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.
Mantener la seguridad de los edificios e instalaciones de Genius.
Adelantar procesos e investigaciones disciplinarias internas.
Monitorear el uso de las herramientas de trabajo proporcionadas por Genius.
Procesar sus datos personales para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. Gestión de actividades culturales.
Realización de encuestas sociológicas y de opinión.
Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
Reservas y emisión de tiquetes de transporte.
Procedimientos judiciales.
Llevar a cabo actividades propias del departamento de recursos humanos, dentro de las cuales se encuentran: actividades de formación personal; gestión de nómina; gestión de personal; el cumplimiento de prestaciones sociales; la prevención de riesgos laborales; promoción y gestión de empleo y; promoción y selección de personal.
Labores de investigación epidemiológica y actividades análogas.
Conocimiento acerca de la salud de los trabajadores.
Integración de expediente físico y electrónico.

Ex trabajadores

Cumplimiento de obligaciones legales.
Integración de expediente físico y electrónico.
Comunicación de novedades sobre Genius.
Elaboración de reportes e informes externos.
Dar respuesta a correos electrónicos.
Contactar o localizar al ex trabajador.
Generar información estadística.

Proveedores/Contratistas

Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales de Genius con terceros.
Confirmar y actualizar información e identidad y la de su representante legal, según aplique.
Prestación de los servicios a Genius.
Cumplimiento de las políticas internas de Genius.
Verificación del cumplimiento de obligaciones.
Ofrecimiento y promoción de productos nuevos y existentes.
Gestionar y consolidar registros de proveedores y contratistas.
Realizar campañas de actualización de datos.
Realizar estudios de seguridad.
Prevención de fraudes, lavado de activos y financiación del terrorismo.
Realizar y organizar actividades promocionales.
Administración de sus sistemas de información y comunicaciones.
Reporte de información a las autoridades competentes, y la consolidación de bases de datos.
Integración de expediente físico y electrónico.
Contestar o dar respuesta a correos electrónicos.
Contactar o localizar al proveedor.
Generar información estadística.

Clientes/Prospectos

Establecer y gestionar una relación contractual.
Verificar su identidad y actualizar sus datos personales.
Contactarlo para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual, a través de cualquier medio.
Llevar a cabo campañas de marketing y de prospección comercial que tiene como objetivo dar a conocer los productos de Genius.
Realizar encuestas de satisfacción y calidad.
Verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
Llevar a cabo la integración de expediente físico y electrónico.
Emitir facturas.
Emitir comprobantes de pago.
Comunicar novedades.
Elaboración de reportes e informes de avances de proyectos.
Contestar o dar respuesta a correos electrónicos.
Contactar o localizar al cliente o prospecto.
Información estadística.

Visitantes

Confirmar y actualizar información de identidad y de contacto
Mantener la seguridad de los edificios e instalaciones de Genius.
Llevar un registro de las personas que como visitantes desean ingresar a las oficinas de Genius, incluyendo registros de imagen y voz (que pueden ser recopilados por nuestros sistemas de video vigilancia).
Identificar el motivo que justifique su ingreso.
Verificar la información que proporciona.
Contactar o localizar al visitante.
Registro de las personas que asistieron a cursos o talleres de capacitación.

Así mismo, la información podrá ser entregada a las autoridades o entidades públicas, cuando existan disposiciones legales, contractuales o consensuales que obliguen a hacerlo.

Compartir Información con Terceros

Genius comparte sus Datos Personales en los siguientes casos:

A autoridades que requieren la misma en términos de legislación aplicable;
A autoridades que la soliciten como parte de un proceso judicial o administrativo donde sea necesario revelar la información;
A herramientas contratadas por Genius para comunicación y marketing con sus consumidores y para llevar a cabo labores de tercerización de servicios; y
Los demás casos previstos en la Ley.

Confidencialidad y Medidas de Seguridad

La confidencialidad y protección de los Datos Personales es una prioridad para Genius, por lo que la empresa ha establecido y conservado medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para evitar el daño, pérdida, alteración, destrucción, así como el uso, acceso o divulgación indebida.

Adicionalmente, y en cumplimiento al principio de seguridad establecido en la ley Genius ha adoptado y adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean del caso para otorgar seguridad a los registros salvaguardando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Políticas y Procedimientos para Reclamaciones

Consultas:

Genius recibirá y resolverá las consultas del Titular o Legitimados relativas a:

¿Cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Genius?
¿Cuál es el Tratamiento al cual están sujetos los Datos Personales?
¿Cuáles son las finalidades que pretenden satisfacer?

Tales consultas deberán ser enviadas por escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: administracion@genius.mockup.com.mx. Genius guardará prueba de la consulta y su respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

Genius recibirá y resolverá reclamos formulados por el Titular o los Legitimados respecto de:

Datos Personales Tratados por Genius que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión;
El presunto incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de Genius según la Ley.

Tales reclamos deberán ser enviados por escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: administracion@genius.mockup.com.mx. Genius guardará prueba del reclamo y su respuesta.

Recepción de Solicitudes:

Estará en cabeza del área de Atención de Quejas recibir las solicitudes de información. Esta se encargará de recibir las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A nivel interno, se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos.

Publicidad y modificaciones de la Política

Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por Genius y hará parte de los contratos que celebre Genius, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de Genius www.geniussoft.com.mx/ y/o correos electrónicos.

Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:

Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos; y
Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso Genius obtendrá una nueva Autorización.

Las modificaciones serán informadas en la página web de Genius y/o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares, siempre y cuando Genius tenga esa información en su poder.

Vigencia de la Política y de las de Bases de Datos

Esta Política empezará a regir a partir de 01 de octubre de 2020. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de Genius, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para las cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales. Los Datos Personales también se almacenarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir con obligaciones legales y contractuales de Genius.